ARGO
Fra manuel postjournalisering til 100% elektronisk dokumenthåndtering
Formål
FICS - nem integration til andre IT-systemer
ARGO ønskede at harmonisere arbejdsgangene, yde en bedre service til borgerne og dokumentere, at de ligger øverst inden for miljø og økonomi. ARGO manglede et værktøj, som kunne understøtte denne proces – det var et oplagt tidspunkt, da to organisationer skulle sættes sammen.
Her kom Consit på banen med FICS. Det er en standardløsning, som nemt kan tilpasses og vokse med organisationen.
Løsning
Dokumenthåndteringssystemet som et fagsystem
Det var en strategisk beslutning fra ARGOs side om at gøre dokumenthåndteringssystemet til et fagsystem. Dvs. en naturlig platform for projektarbejde og samarbejde, i stedet for et ekspertsystem kun få kan anvende. Det betød ARGOs skulle ændre tilgangen til, hvordan systemet bruges og løsningen skulle rulles ud til alle brugere i organisationen.
På den måde øges samarbejdet og der skabes mere videndeling. ARGO yder en bedre samlet service ift. sagsbehandling og forespørgsler - takket været FICS, som har gjort det nemmere at få adgang til nødvendig information. Medarbejdere hos ARGO har nu mulighed for at finde relevant dokumentation via søgning i FICS i modsætning til tidligere, hvor al fysisk post skulles scannes manuelt.
I fokus
En ny IT-løsning
Noget af det sværeste ved implementering af nye IT-løsninger, er at få brugeren til at ændre vaner i arbejdsgangen. Derfor sætter Consit stor vægt på en grundig introduktion igennem undervisning. På den måde kan virksomheden tilegne sig erfaring ved at arbejde selvstændigt samt få besvaret spørgsmål. Med denne tilgang sørgede Consit for at implementering af FICS og den efterfølgende udrulning gik rigtig godt.
”Leverandøren havde gode erfaringer med, at nye brugere får mest ud af undervisningen, når de får en grundig introduktion, har mulighed for at arbejde selvstændigt med modulerne, gøre sig erfaringer og samle eventuelle spørgsmål til næste undervisningsrunde.”
Rikke Lundgaard, Faggruppeleder hos ARGO
Resultat
Standardiseret ekstern kommunikation
Med FICS som fundament blev ARGOs ønske opfyldt om en harmonisering af deres arbejdsgange og processer. I dag har ARGO en standardiseret tilgang til dokumentbygning og produktion. Det betyder, ARGO arbejder i skabeloner, som sparer dem tid, giver ensartet sprog og grafisk udtryk. Endvidere bliver e-mail kommunikationen automatisk arkiveret elektronisk i projekterne. På den måde bliver vigtig information ikke tabt. Dokumenthåndteringen har givet et bedre overblik og adgang til nødvendige informationer. Ydermere har FICS gjort det muligt for flere at arbejde på samme projekt samt lave fælles opfølgning på projekter og opgaver.
"Vi har fået frigivet en vigtig ressource, nemlig tid, og FICS har hjulpet os i processen med at harmonisere arbejdsgangene, sikre vores dokumentation og yde bedre service"
Rikke Lundgaard, Faggruppeleder hos ARGO
Vil du vide mere?
Mette Barsøe Larsen
Salgschef
+45 41 87 94 80
mbl@consit.dk
